記帳代行の料金は何で決まるか｜仕訳数・証憑の形・締めの回数の3変数で分解する

「他社さんは月2万円と言っているのですが、御社は5万円なんですね」。見積りを何社か並べたお客様から、ほぼ毎回このご質問をいただきます。そのたびに私がお願いしているのは、金額の話をする前に、その2万円の見積書に何が書いてあるかを一緒に読ませていただくことです。ほとんどの場合、金額が違うのではなく、数えているものが違います。

先に結論を書きます。記帳代行の料金は、業種でも売上高でも従業員数でも決まりません。決めているのは3つだけです。①1か月の仕訳数（正確には、その会社が何を1件と数えているか）②証憑がどの形で渡されるか ③締めが月に何回あって、いつまでに返すか。この3つが揃っていれば、どこに頼んでも金額はそれほど大きくは違いません。逆に、この3つを揃えないまま月額だけを並べても、比較になっていません。

この記事は「金額がどう決まるか」の分解だけに絞っています。記帳代行という業務の中身と依頼できる範囲は記帳代行とは？に、経理代行全体としての料金レンジは経理代行の料金相場に、税理士に集約するか分けるかの判断は記帳代行は税理士に頼むべきかに整理しています。

変数1：仕訳数——ただし「何を1件と数えるか」が会社ごとに違う

記帳代行はほぼ例外なく仕訳数で値段がついています。ここまではどの会社も同じです。問題はその先で、数え方に業界共通の定義がありません。

差が出やすいのは、だいたい次の4か所です。

同じ会社の同じ1か月でも、この数え方の違いだけで件数は2倍以上変わります。「月200仕訳まで込み」と書かれた2社の見積りが、実際には片方は300件分の仕事を、もう片方は120件分の仕事を指しているということが普通に起きます。金額が安いほうを選んだら、3か月目から超過分の請求が毎月乗るようになった、というご相談は実際にいただきます。

ですので、見積りを受け取ったら金額より先に3つ聞いてください。その件数は何を1件として数えていますか。上限を超えた分は1件いくらですか。超えた月はその翌月に請求されますか、それとも契約更新のときにまとめて見直しになりますか。3つ目を聞く方はほとんどいませんが、後からもめるのはたいていここです。

自社の仕訳数を、いま数える方法

相手に聞く前に、自社の件数を把握しておくと話が早く終わります。

• 会計ソフトを使っている場合。 前期1年分の仕訳帳を期間指定でCSVに書き出し、行数を12で割ってください。決算整理仕訳が入る月だけ跳ねるので、その月は外して見ると実態に近くなります。
• 会計ソフトがまだない場合。 通帳の入出金件数＋カード利用明細の件数＋現金で払った領収書の枚数＋発行した請求書の枚数。この合計が、おおよその下限です。実際にはここへ振替や給与が乗ります。
• どちらも手が回らない場合。 当社では直近3か月の通帳とカード明細を拝見して件数を数えています。これは見積りを出す前の作業なので、費用はいただいていません。

変数2：証憑の形——同じ件数でも工数が倍以上変わる

見積りが割れる最大の理由は、実はこちらです。件数が同じでも、証憑がどの状態で届くかで作業がまったく変わります。

下の2つで料金が上がる理由は、入力の手間ではありません。読み取れないものを確認する手間です。写真が1枚読めないと、担当者への連絡、返信待ち、撮り直し、再確認で、その1件だけで数日止まることがあります。入力そのものは数十秒で終わる作業です。

そして実務でいちばん時間を食うのは、入力でも読み取りでもなく、「この支払は何ですか」という往復です。これは証憑の状態というより、支払った本人にすぐ聞ける状態になっているかで決まります。領収書の裏に「◯◯社と打合せ」と一言書いてあるだけで、この往復は消えます。手間に見えて、実はいちばん安上がりな作業です。

逆に損をしやすいのが、電子で届いた請求書をわざわざ印刷して紙で渡す運用です。工数が増えるだけでなく、保存の要件の面でも二重管理になります。この論点は電子帳簿保存法への対応に、連携をどこまで進められるかはクラウド会計×経理代行に整理しました。

変数3：締めの回数と期限——「いつまでに」がそのまま値段になる

3つ目は、月に何回締めて、いつまでに返すかです。件数も証憑の形も同じなのに金額が違う場合、たいていここが違います。

期限を指定すると高くなる理由は、作業量が増えるからではありません。こちらが人を空けておく必要があるからです。「翌月10日までに試算表をお返しする」という約束は、10日までの間、その会社の分を最優先で処理できる余白を確保しておくという意味で、その余白が料金に乗ります。「いつでもよい」なら空いている時間に回せるので、その分は下がります。

年1回まとめが安いのは事実ですが、期中に数字が見られないというだけの話では終わりません。消費税の課税区分の判定も1年分をまとめて行うことになるため、判断に迷う取引が多い会社では、決算前に照会が一気に発生します。安さの正体は、後ろにまとめた負担が決算期に集中しているということです。

なお、締めを早めること自体は料金だけの問題ではありません。動かすべきなのは経理の中ではなく、証憑が経理に届くまでの部分です。この考え方は月次締めの早期化に書きました。

3変数の外側で、金額が動くもの

おおよそは上の3つで決まりますが、見積りの「別途」欄に入りやすい項目もあります。月額の数字だけを見比べていると気づきにくい部分です。

• 期の途中から始める場合。 切替月より前が未入力なら、その分は月額ではなく初期費用になります。「◯月分からお願いします」と決めたときに、その前をどうするかまで先に確認してください。
• 部門別・プロジェクト別の集計が要る場合。 補助科目や部門の設計に初期工数が乗ります。ただし後から入れるほうが高くつきます。過去分を振り直す作業が発生するためです。必要になる見込みがあるなら、最初に入れておくほうが安く済みます。
• 外貨建ての取引がある場合。 レートの適用と期末の換算が入るため、件数が少なくても手が止まります。件数だけで見積ると外れる典型です。
• 会計ソフトの指定。 自社で使っているソフトをそのまま使う場合と、代行会社の標準ソフトに乗せ替える場合で金額が変わることがあります。当社は、お客様名義のクラウド会計をそのまま使う形を基本にしています。
• 未処理が積み上がっている状態からの開始。 「半年分溜まっています」というご相談はよくいただきます。これは通常の月額とは別に、片付けの費用として見るのが普通です。ここを月額に混ぜた見積りは、翌年から急に安くなるか、逆に高いまま据え置かれます。

見積りを比べるときに聞く3つの質問

ここまでを実務の形にすると、聞くことは3つに絞れます。

1. その金額に含まれる仕訳数の上限はいくつで、何を1件と数えますか。超過分は1件いくらですか。
2. 証憑をどの形で渡す前提の金額ですか。整理済みでお渡しする前提ですか、封筒のままでよいのですか。
3. 試算表をいつまでに返すと書いてありますか。遅れたときはどうなりますか。

この3つが書面で揃っていない見積りは、金額を並べても意味がありません。逆に3つが揃っていれば、あとは金額を比べるだけで終わります。どこまで任せられるかという境界そのものは経理は「丸投げ」できる？に整理しています。

シメゴの場合と、正直に申し上げること

当社は記帳から月次のご報告までを月5万円からお引き受けしています。仕訳数の上限と超過単価は、見積りの段階で必ず書面に入れてお出ししています。そのうえで、3つお伝えしておきます。

• 仕訳数が月30件を下回るような会社は、外に出しても浮く時間が小さいです。 顧問税理士に集約したほうが総額が安くなることが多く、その場合はそのようにお伝えしています。
• 証憑がすでに整理されていて、社内に入力できる担当者もいる会社は、当社に出しても下がるコストは限られます。 その場合に買っていただくのは金額ではなく月次の速さだけになるので、速さが要らないなら見送りをおすすめします。
• いちばん安く見える見積りは、たいてい上限を超えた分の単価が書かれていません。 当社も上限は設けています。ですので超過単価を先にお出しします。安く見せる方法はありますが、後から増えるほうがお互いに困ります。

まとめ

記帳代行の料金は、①仕訳数（と、その数え方）②証憑の形 ③締めの回数と期限、の3つでほぼ決まります。業種でも売上高でもありません。

見積りが高いと感じたら、金額を下げてもらう交渉に入る前に、3つのどれが効いているのかを聞いてください。多くの場合、下げられるのは②です。証憑の渡し方を変えるだけで、同じ会社の同じ仕事の金額が下がることがあります。①は事業が伸びれば増えるもので、下げにいく数字ではありません。③は自社が何を必要としているかの話なので、下げてよいかどうかは経営の判断になります。

直近3か月の通帳とカード明細を拝見すれば、御社の仕訳数と、いまの証憑の形でいくらになるかの概算はその場でお出しできます。無料コスト診断では、この試算をお返ししています。いまの体制のままでよいという結論になるなら、そうお伝えします。

※本記事は一般的な実務の整理であり、個別の料金・契約条件を保証するものではありません。仕訳数の数え方・上限・超過単価は各社の契約によって異なりますので、実際のご検討にあたっては各社の見積書および契約書面をご確認ください。記載の目安（月30件など）は当社が実務で用いている判断材料であって、基準を保証するものではありません。税務代理・税務書類の作成・税務相談は税理士法第2条第1項に定める税理士の業務であり、当社では行いません。